CONGRES ORGANISEREN

Congres organiseren: wat moet je weten?

Een succesvol congres staat of valt met de juiste voorbereiding en daar kun je niet vroeg genoeg mee beginnen. De locatie, de sprekers, het entertainment; het moet allemaal wel op tijd geboekt worden. En als je een goed bezocht congres wil organiseren – en dat wil je! – moeten ook de uitnodigingen op tijd de deur uit.

Congres- en evenementenbureau Eventex heeft veel ervaring met het organiseren van grote (medische) congressen. Voor enkele opdrachtgevers zijn wij inmiddels de vaste congrespartner die hen niet alleen totaal ontzorgt op het gebied van voorbereiding en congresorganisatie, maar ook de sponsorwerving op zich neemt.

Als opdrachtgever ben jij zelf de expert op inhoud van het congres. Wij zijn de expert als het gaat om de opbouw van het congres. Zo zullen we altijd adviseren om het congresprogramma zo gevarieerd mogelijk in te vullen. Met naast inhoud ook entertainment en naast presentaties ook interactieve workshops. Misschien is voor jou het organiseren van een ‘congrestival’ – een congres met festivaluitstraling – wel een goed idee. En wat wordt het hoogtepunt: een spetterende openingsact of die befaamde keynote spreker als afsluiter? Of denk je aan meerdere hoogtepunten?

Een congres zonder social media is natuurlijk ondenkbaar. Veel van de communicatie over een congres loopt via verschillende social media kanalen. Zoals een platform waar alle informatie over het event te vinden is of een speciale congres-community waar de (potentiële) deelnemers zelf nieuws en ideeën kunnen uitwisselen. Wij organiseren het allemaal graag voor je.

Live communicatie raakt en verbindt
Congressen zijn live communicatie momenten die vooral gericht zijn op overdracht van kennis en informatie en op netwerken. Maar met live communicatie kun je ook mensen emotioneel raken, waardoor de ‘verhalen’ van het congres beter overkomen. Dat gebeurt alleen als jouw congres perfect gecreëerd, georganiseerd en gerealiseerd is.

Concept in co-creatie
Bij het organiseren van congressen werken we nauw samen met onze opdrachtgevers. We gaan met je in gesprek, stellen vragen en vragen ook dóór. Tot we precies weten wat jouw wensen zijn. Het is onze passie om die wensen te vertalen naar een uniek, verrassend en creatief concept voor jouw congres, waarmee jij je doelen gaat bereiken en jouw bezoekers geraakt zullen worden door de verschillende verhalen die onderdeel zijn van het congres.

Organisatie en uitvoering: altijd tot in de perfectie
Bij het organiseren en realiseren van jouw congres nemen we je alle zorg uit handen. Wij regelen alles wat je wilt: van het uitnodigingstraject tot het regelen van sponsorinkomsten, van het contact met sprekers en de locatie tot de online registratie en het onderhouden van de congreswebsite. Ook de begeleiding van deelnemers – in het voortraject en tijdens het congres – nemen wij graag voor onze rekening. We zijn opmerkzaam, zien elk detail, ondernemen direct actie als er iets ontbreekt. Zo organiseren we een congres dat tot in de puntjes verzorgd is. Bij alles houden we ook nauw contact met jou, want het congres is en blijft jouw live communicatie moment.

Inspiratie voor je congres
Elk event organiseren we maar één keer, in samenspraak met die ene opdrachtgever en rekening houdend met zijn of haar wensen en mogelijkheden. Als wij jouw congres mogen organiseren wordt dat ook een uniek event. Om alvast wat ideeën op te doen, kun je hier kijken naar unieke congressen die we eerder organiseerden.

Meer weten?
Wij gaan graag met je in gesprek, bel +31 (0)26 333 75 77 of mail ons voor een afspraak. Je kunt ook hier je gegevens en/of vragen aan ons doorgeven. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.